2007/11/30

 

[如何提高工作效率]省时间的小秘方

美国泰勒时间管理顾问公司提供的节省工作时间的小秘方包括:

做事不要匆匆忙忙。因为没时间而赶着把事情做完的人,通常事后要花更多的时间,重做一次没做好的事情。第一次就把事情做好。如果真的没有时间把每件事都好好做完,至少要 把最重要的事好好做完。

觉得不太确定时,赶快问别人。不完整的沟通是时间的一大杀手。不要猜测别人的意思,也不要假装自己知道情况,开口问清楚,比尝试从不完整的讯息拼凑出全貌容易。保持沉默 和不去麻烦别人,不是最重要的工作目标,成功完成事情才是。

规划办公空间。整齐的办公空间能够帮助自己更清楚地思考;工作所需的资料物品,都有组织地放置,需要时随时可得,会让工作更有效率;办公桌尽量面对不会让自己分心的事物

规划每一天。如果早上开始工作时,并没有当天特定要完成的工作目标,很容易把时间浪费在琐事上。有目标才能减少干扰,帮自己把持在最重要的事情上。每天进办公室的第一件 事,就是计划当天的工作。每天离开办公室的最后一件事,就是评估当天的工作。
  为工作订出时间表。不要只列出需要完成的工作事项,还要列出每个事项需要在什么时间完成。

尽量减少文件数量。如果一份文件可以在公司网站或其他地方找到,就不要留它。拿到一份文件时,可以在上面标示丢弃日,也就是在那一天之后,就不需要再用到这份文件, 依照丢弃日定期整理清除文件。每当收到一份文件时,立刻采取适当行动,包括丢弃、执行其中的工作、交由别人执行、存档,或者写下稍候再执行的时间。做到一份文件只处理 一次,相同原则适用于电子邮件。

为每件工作设定完成时间。请他人完成工作时,一定要告知他们必须完成的确切时间,不要只给予尽快紧急的模糊指示。如果某项工作是长期的,要定期检讨工作进度。

不要要求完美。力求把工作做到最好,而不是做到完美。不要在同一件工作上投入过多不必要的时间和精力。

尊重别人的时间。如果大家都能珍惜别人的时间,就不会有如此多不必要的电话、电子邮件、谈话等干扰。不要想到什么就做什么,整理收集问题和请求,一次告诉别人,减少干扰 他人的工作。

不要拖延。最好现在完成,不要拖延。想要拖延的原因,如果是因为工作量过大,那么将工作分成数次完成,并且从现在开始,一次做一点。如果是因为不喜欢工作内容,那么最好 现在就把事情做完,不用再去担心。延迟需要做的事情,会浪费工作时间,也会造成不必要的工作压力。

丢掉杂志。不要在办公室中堆积杂志,看到想阅读的文章,立刻撕剪或影印下来,把留下来的文章集中在一个地方,有时间时可随手取来阅读。如果一本杂志中没有太多想看的文章 ,立刻取消订阅。

更常对别人说不。不要因为怕别人不高兴,就勉强答应别人做某事。在答应别人之前,先思考自己的工作目标能否准时达成。爱惜自己的工作时间,每当你对别人说时,表示 你向自己的工作说,本来那段时间该做的事,必须因为做别人的事,而遭到搁置。
  
  美国诗人布恩曾经说过:我一定会去上时间管理的课程,如果我能排得出 时间的话。别把布恩的这句话挂在嘴边!时间就是生命,如果你现在不做选择,最后往往变成了没有选择。


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